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Häufige Fragen (FAQ)

Foto von drei Buchstaben einer Tastatur: FAQ

Häufig gestellte Fragen FAQ, © Colourbox

15.11.2021 - Artikel

Warum errichtet das AA eine Bundesoberbehörde? 

Hochspezialisierte Verwaltungsaufgaben können im Kompetenzzentrum BfAA zusammengeführt und qualitativ hochwertig und wirtschaftlich erfüllt werden – ohne Wissensverlust durch Rotation des Personals. Das entlastet das AA und die Auslandsvertretungen, denen dadurch mehr Raum bleibt für ihre Kernaufgaben in politischen Grundsatzfragen und der Umsetzung außenpolitischer Ziele.  
Mit der Gründung des BfAA folgt das AA auch  einer Empfehlung des Bundesrechnungshofs. Unser Ziel ist eine leistungsfähige Struktur, die zu einer zentralen Serviceeinrichtung der Bundesregierung für Außenpolitik aufwachsen soll. Aufgaben mit Auslandsbezug können künftig auch durch andere Bundesministerien an das Bundesamt übertragen werden.

Wie und wann wurde das BfAA gegründet? Wo hat es seinen Sitz?

Die Errichtung des BfAA als selbstständige Bundesoberbehörde erfolgte durch das Errichtungsgesetz, das am 24. Juni 2020 in Kraft getreten ist. In diesem Gesetz wurde der 1. Januar 2021 als formelles Gründungsdatum des BfAA festgelegt.
Dienstsitz des BfAA ist Brandenburg an der Havel. Aufgaben, die vom Dienstsitz Bonn des Auswärtigen Amts auf das BfAA übergehen, werden bis auf Weiteres weiterhin von Bonn aus wahrgenommen. Aufgaben, deren Erledigung die unmittelbar Nähe zur Zentrale erfordert, werden an einem Berliner Standort des BfAA wahrgenommen.

Welche Aufgaben hat das BfAA?

Das BfAA hat sechs Hauptaufgaben:

  1. Visavergabe für ausländische Fachkräfte im Rahmen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes;
  2. Bearbeitung von Fördermittelgeldern des Auswärtigen Amts für Zwecke der kulturellen und politischen Zusammenarbeit (u.a. Friedenssicherung, humanitäre Hilfe)
  3. Personal-Serviceleistungen für das Auswärtige Amt: Bezahlung, Verwaltung
  4. Management der Auslandsimmobilien des Auswärtigen Amts.
  5. Schaffung von Dienstleistungsangeboten für AA und BfAA, wie die Veranstaltungsorganisation, Logistik & Transport und die Beschaffung.
  6. Betreuung der Auslandsschulen in der Zentralstelle des Auslandsschulwesens

Wie sind die Anfangsgröße des Personalbestands sowie die Zielgröße?

Zum Zeitpunkt der Errichtung am 01. bzw. 04.1.2021 hatte das BfAA 74 Beschäftigte. Diese Zahl ist bis Herbst 2021 auf über 500 anwachsen. Dabei handelt es sich um Bestandsstellen, die aus dem AA verlagert werden (über 300), und um BVA-Stellen für die Fördermittelbearbeitung.
Im Laufe des Jahres 2021 sind etwa 100 Stellen der Zentralstelle für das Auslandsschulwesen dazugekommen (Umsetzung des Maßgabebeschlusses des BT-Haushaltsausschusses vom 13.5.2020).
Zum Ende der Aufbauphase 2024/25 wird das BfAA voraussichtlich 700 bis 1.000 Stellen umfassen.
Ein schrittweiser Aufwuchs ist erforderlich, da in verschiedenen Bereichen zunächst Voraussetzungen für eine Übertragung an das BfAA geschaffen werden müssen, z.B. durch Entwicklung einheitlicher SAP-/IT-Standards. Auch bleiben Neuzuschnitte von Dienstposten nach administrativen und politischen Aufgaben weiter zu vollziehen und Arbeitsteilungen zu entwickeln. Das AA geht nach § 3 GGO und dem Organisationshandbuch des Bundes vor.
Nach Abschluss der Aufbauphase schließt sich perspektivisch eine Erweiterungsphase an. Von externen Organisationsberatern validierte Schätzungen belaufen sich auf eine voraussichtliche Größenordnung von 1.000 bis 1.500 Stellen im BfAA. Letztlich kennt der Auftrag aus § 3 GGO zur Bündelung nicht ministerieller Aufgaben keinen Endpunkt: Je nach künftiger Aufgabenentwicklung des AA ist kein maximaler Personalbestand abzusehen. Dies zeigt auch die Entwicklung anderer Bundesoberbehörden. Das BfJ wurde 2007 mit 500 Stellen errichtet. Es hat heute 1.200 Beschäftigte.

Wie viele Personen arbeiten ab wann an welchem Ort?

Über 200 BfAA-Beschäftigte haben 2021 an den BfAA-Dienstsitz in Brandenburg an der Havel gewechselt, und zwar die Leitung und die Zentralabteilung sowie die Abteilungen für Fördermittel, Visabearbeitung und Personalverwaltung.
Rund 110 Beschäftigte der Zentralstelle für Auslandsschulwesen und 68 im Bereich Personalbezahlung und Logistik arbeiten weiterhin am Standort Bonn.
Etwa 30 Beschäftigte verbleiben in den Arbeitsbereichen Veranstaltungsmanagement sowie Fortbildung in Berlin, weil diese Aufgaben an die Räumlichkeiten des AA gebunden sind.
Für die Beschäftigte im Bereich Immobilienmanagement Ausland (aktuell rund 110) wird im Errichtungsjahr noch kein geeigneter Büroraum in Brandenburg an der Havel zur Verfügung stehen. Sie verbleiben in den Berliner Büros, bis in Brandenburg Bürofläche für das Liegenschaftsmanagement bereitstehen.

Bestehen in Brandenburg an der Havel räumliche Erweiterungsmöglichkeiten durch Bau oder Anmietung?

Die Mittelstadt Brandenburg an der Havel wächst! Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) konnte eine Bestandsimmobilie in der Kirchhofstraße 2 zur Anmietung sichern, die Büroräumlichkeiten für die Aufbauphase für den anerkannten Raumbedarf des BfAA bietet. Die Stadt und auch Investoren planen eine Reihe von Neubauten und Sanierungen, so dass der Bund absehbar auch in der Aufbau- und Erweiterungsphase für das BfAA ausreichend geeigneten Büroraum finden wird.

Welche sachlichen Erweiterungsmöglichkeiten bestehen über den jetzigen Organigrammentwurf des BfAA hinaus?

Die aktuelle Ausplanung des BfAA umfasst insbesondere nicht ministerielle Arbeitsbereiche des AA, die eine hohe Personalintensität (Bereiche mit vielen Beschäftigten) und hohes Transformationspotential (hoher Organisationsgrad, der eine vergleichsweise kurzfristige Neustrukturierung und Verlagerung befördert) aufweisen.
Erweiterungsmöglichkeiten bestehen u.a. in der Einbeziehung von derzeit breiter gestreuten Verwaltungsaufgaben (z.B. weitere Bündelung in den Bereichen Veranstaltungsmanagement oder Zentraler Einkauf, um eine hohe Anzahl von Referaten im AA um jeweils nur einen geringeren Volumenanteil von Aufgaben zu entlasten). Wir denken auch an die Einbeziehung von Aufgaben an AVs, die im Inland ggfs. effizienter wahrgenommen werden können.
Das Errichtungsgesetz ist bewusst darauf angelegt, dass jederzeit weitere Aufgaben, die mit Aufgaben des Bundes im Bereich  Auswärtige Angelegenheiten zusammenhängen, an das BfAA übertragen werden können. Dies gilt insbesondere für Verwaltung und Infrastruktur, das Fördermittelmanagement und das Rechts- und Konsularwesen allgemein.

Wie steht es um den Rekrutierungsprozess?

Für den Wissenstransfer wurde eine möglichst hohe Wechselbereitschaft von AA-Beschäftigten für die BfAA-Errichtung verfolgt. Dazu galt das Freiwilligkeitsprinzip: AA-Angehörige konnten selbst entscheiden, ob sie mit ihren Aufgaben ins BfAA wechseln, im AA auf einen anderen Posten wechseln oder (als Rotierer) an eine Auslandsvertretung. Nur so konnten wir motivierte Mitarbeiter für das BfAA gewinnen. Voraussichtlich ein Drittel der ins BfAA verlagerten Dienstposten wurde mit wechselbereiten Kolleginnen und Kollegen aus dem AA besetzt.
Für die vom AA verfolgte Personalgewinnungsstrategie, liefen bereits eine Reihe von Ausschreibungen mit besonderem Fokus auf die Region Havelland und den gesamten Westen des Bundeslands Brandenburg. Hierfür sucht das AA die Abstimmung mit der Bundesagentur für Arbeit und Hochschulen.
Eine rechtzeitige Besetzung der Stellen im BfAA war immer zentral in unseren Zielsetzungen. Rechtzeitig bedeutet: Auch für eine fachspezifische Einarbeitung muss ausreichend Zeit eingeplant werden, bevor die Aufgaben übernommen werden. Zu einer pünktlichen Besetzung der Stellen im BfAA 2021 gibt es keine Alternative, die dorthin verlagerten Aufgaben müssen dort wahrgenommen werden. Das Auswärtige Amt gibt personelle Kapazitäten für diese Aufgaben an das BfAA ab.

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