Wir suchen am Standort Berlin eine Bürosachbearbeitung (m/w/d) für das Geschäftszimmer in der Abteilung Immobilienmanagement Ausland im (vergleichbaren) mittleren Dienst (Entgeltgruppe E5 TVöD Bund)

Ihre Aufgaben

• Sie nehmen Telefonate entgegen und erteilen allgemeine Auskünfte.
• Sie verfassen Schreiben nach Vorgaben bzw. Vorlagen, bearbeiten Texte, Präsentationen und Tabellen und fertigen Protokolle.
• Sie bearbeiten den (elektronischen) Postein- und Postausgang (u. a. prüfen der Vollständigkeit, digitalisieren und speichern der Dokumente, weiterleiten der Posteingänge).
• Sie übernehmen Registraturaufgaben (u. a. pflegen des Aktenplans, erfassen ein- und ausgehender Akten, überwachen von Wiedervorlagen und Aufbewahrungsfristen).
• Sie organisieren Termine und Dienstreisen sowie Veranstaltungen.
• Sie überwachen Termine und Fristen, erstellen Statistiken und Übersichten.
• Sie verwalten die Rollen und Zugriffsberechtigungen für die Kolleg*innen und kümmern sich um die technische Ausstattung des Teams.
• Sie aktualisieren und pflegen die Intranetseite und Homepage der Abteilung (u. a. einstellen von Texten, Bildern, kontinuierliches Prüfen der Homepage auf Aktualität).
• Sie organisieren das Onboarding von neuen Mitarbeitenden.

Unser Angebot

• Gute Work-Life-Balance durch familienfreundliche und lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeit, Funktionsarbeitszeit) sowie mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• vergünstigte Freizeit und Erholungsmöglichkeiten bei Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amts e.V. (Solidargemeinschaft)
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, dazu Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine unbefristete Stelle im Herzen Berlins mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026
• Den Kauf Ihres DeutschlandJobTickets oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss.
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Berlin im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Mindestanforderungen

• Entweder: abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf im Büromanagement
• Oder: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungs- oder Justizfachangestellte*r
• Oder: Abgeschlossener Angestelltenlehrgang I/Verwaltungslehrgang I
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedslandes der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1)

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, mit denen innerhalb der Bewerbungsfrist die Mindestanforderungen nachgewiesen wurden. Ausnahmen und zusätzliche Hinweise für Bewerbende in Ausbildung oder Bewerbende mit ausländischem Bildungsabschluss/Zeugnissen finden Sie auf unserer BfAA-Karriereseite.

Wir freuen uns ergänzend über

• Grundlegende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Niveau A2)
• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung
• Erfahrungen in der elektronischen Schriftgutverwaltung wünschenswert (E-Akte)
• sehr gute Kenntnisse mit MS-Office sowie generelle EDV-Affinität

Das macht Sie als Person aus

• Sie haben Gestaltungswillen und Freude daran Impulse zu setzen und die Weiterentwicklung unserer Behörde aktiv mitzugestalten.
• Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich - auch unter hoher Belastung.
• Sie kommunizieren und kooperieren klar und empathisch – nach innen wie außen.
• Sie haben eine engagierte und selbständige Arbeitsweise.

So bewerben Sie sich

Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen im pdf-Format hoch.

Bitte beachten Sie!

Die Einstellung von Bewerbenden erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Für Tarifbeschäftigte beim Arbeitgeber Bund ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.

Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind. Ihre Bewerbung steht Bewerbungen externer Personen gleichrangig gegenüber.

Die Besetzung des Arbeitsplatzes in Teilzeit ist grundsätzlich möglich und richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen zur Teilzeitbeschäftigung (TzBfG, TVöD, BBG).

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wie geht es nach Ihrer Bewerbung weiter?

Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt.

Nach dem vorläufigen Zeitplan werden wir via Webex Interviews durchführen, voraussichtlich in der 27. Kalenderwoche.

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Claudia Junker (fachlich) und Mario Pulvermacher (organisatorisch).

Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

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