Wir suchen am Standort Brandenburg an der Havel zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Einstellung Bürosachbearbeitung (m/w/d) für den Bereich Apostille und Forderungsmanagement
im (vergleichbaren) mittleren Dienst, Entgeltgruppe E7 TVöD Bund.

Ihre Aufgaben

• Erteilung der (End-)Beglaubigung auf deutschen öffentlichen Urkunden vor ihrer Legalisation durch ausländische Staaten sowie Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden nach dem Haager Übereinkommen

• Eingabe der erforderlichen Angaben in elektronische Datenbanken und Ausdruck der entsprechenden Unterlagen

• Fertigung der Gebührenbescheide mit Rechtsbehelfsbelehrung

• Erstellung von Ablehnungsbescheiden mit Rechtsbehelfsbelehrung

• Recherchen und Abstimmungen mit beteiligten Behörden

• Auskunftserteilung auf telefonische und schriftliche Anfragen (z.B. Rückfragen zum Vorgang, Zuständigkeit BfAA in Beglaubigungsfragen) sowie

• Vor-Ort-Service bei persönlichen Vorsprachen

Unser Angebot

• Die Tätigkeit ist für eine Ausübung aus dem Homeoffice nicht geeignet.
• Gute Work-Life-Balance durch familienfreundliche und lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeit, Funktionsarbeitszeit)
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• vergünstigte Freizeit und Erholungsmöglichkeiten bei Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amts e.V. (Solidargemeinschaft)
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, dazu Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine unbefristete Stelle im Herzen Brandenburgs mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026
• Den Kauf Ihres DeutschlandJobTickets oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss.
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Brandenburg im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Mindestanforderungen

• abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten und mind. 1-jährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• oder: abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht (z.B. Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte) und mind. 2-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung

• oder: abgeschlossene 3-jährige Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, - im Einzelhandel, - im Groß und Außenhandel, Industriekaufmann/-frau, Bankkaufmann/-frau, Immobilienkaufmann/-frau und mindestens 2-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in der Verwaltung

• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA

• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C1) Deutschkenntnisse auf Niveau C1 gemäß dem Europäischen Referenzrahmen (zur Selbsteinschätzung)

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, mit denen innerhalb der Bewerbungsfrist die Mindestanforderungen nachgewiesen wurden. Ausnahmen und zusätzliche Hinweise für Bewerbende in Ausbildung oder Bewerbende mit ausländischem Bildungsabschluss/Zeugnissen finden Sie auf unserer BfAA-Karriereseite.

Wir freuen uns ergänzend über

• sichere Beherrschung der üblichen Microsoft Office-Anwendungen
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• (vertiefte) Kenntnisse im Umgang mit Urkunden

Das macht Sie als Person aus

• Sie sind in der Lage sich an verändernde Anforderungen anzupassen und verfügen über die Fähigkeit zur kreativen Problemlösung
• Fähigkeit zur klaren und präzisen verbalen und schriftlichen Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
• Sie sind in der Lage Entscheidungen zu treffen und diese erfolgreich zu kommunizieren
• Sie behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, agieren souverän und gelassen
• Sie erkennen die Bedürfnisse ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen

So bewerben Sie sich

Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen im pdf-Format hoch.

Bitte beachten Sie!

Die Einstellung von Bewerbenden erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Für Tarifbeschäftigte beim Arbeitgeber Bund ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.

Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind. Ihre Bewerbung steht Bewerbungen externer Personen gleichrangig gegenüber.

Die Besetzung des Arbeitsplatzes in Teilzeit ist grundsätzlich möglich und richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen zur Teilzeitbeschäftigung (TzBfG, TVöD, BBG).

Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wie geht es nach Ihrer Bewerbung weiter?

Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt.

Nach dem vorläufigen Zeitplan werden wir in Präsenz oder via Webex Interviews durchführen, voraussichtlich in der 37. Kalenderwoche.

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantwortet Herr Ablaß.

Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

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