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Verwaltungsmodernisierung at its best: BfAA und TH Brandenburg erarbeiten gemeinsam digitale Schulungsplattform
Holger Seubert, Präsident des BfAA, bei der Vorstellung des AQUI-Projektes im BfAA. © BfAA, Paula Stüwe
Es war ein agiles Projekt – anspruchsvoll und Neuland für alle Beteiligten. Und wurde eine Erfolgsgeschichte auf ganzer Linie.
Ein echtes Leuchtturmprojekt fand am 11. Dezember im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) seinen Abschluss: Digitalisierung, sowie eine enge Kooperation von Verwaltung und Wissenschaft – und das alles auf lokaler Ebene, persönlich, effizient und mit spürbarem Mut, neue Wege zu gehen. Das AQUI-Projekt, das das BfAA gemeinsam mit der Technischen Hochschule Brandenburg (THB) realisiert hat, ist ein echtes Vorzeigevorhaben.
Innerhalb von nur dreizehn Monaten wurde ein Schulungsprogramm für neue Visaentscheiderinnen und Visaentscheider entwickelt und umgesetzt. Die zentrale Anforderung: Die Lerninhalte sollten nicht nur theoretisches Wissen vermitteln, sondern den unmittelbaren Einstieg in die praktische Fallbearbeitung ermöglichen. Die Herausforderung war komplex: Visavergabe ist kein einfacher Verwaltungsvorgang, und es existierten keine bestehenden digitalen Schulungsprogramme, auf die zurückgegriffen werden konnte.
Die Aufgabe war groß: Es musste ein digital-anwendbares, didaktisches Konzept entwickelt werden, dass eine effiziente und praxisnahe Schulung mit begleitendem Selbststudium ermöglicht und gleichzeitig hochspezialisierte Inhalte flexibel und individuell aufbereiten kann. Die Methodik musste zum Inhalt passen; moderne, digitale Umsetzungsformen waren ein zentraler Erfolgsfaktor.
Die Technische Hochschule Brandenburg erwies sich als idealer Partner. Professorin Katharina Frosch lehrt seit 2015 am Fachbereich Betriebswirtschaftslehre mit dem Schwerpunkt Personalmanagement - und forscht zu hybriden Ansätzen arbeitsintegrierten Lernens. Trotz umfangreicher Erfahrung mit Forschungs- und Kooperationsprojekten betraten THB und Professorin Frosch mit diesem Projekt Neuland: die Zusammenarbeit mit einer Bundesbehörde. „Wir arbeiten mit Methoden des agilen Projektmanagements, die schnelle Reaktionen und konstante Anpassungen verlangen. Ob das mit einer Behörde funktioniert?“, beschreibt Prof. Frosch ihre anfänglichen Bedenken. Diese lösten sich jedoch rasch auf.
Ein 13-köpfiges Team, bestehend aus drei Mitarbeiterinnen der THB und zehn Visa-Expertinnen des BfAA, entwickelte innerhalb weniger Monate eine digitale Schulungsarchitektur, maßgeschneidert auf den Bedarf des Amtes. „Wir können nun Inhalte und Kursstrukturen jederzeit selbstständig anpassen und bei Bedarf individuell zuschneiden“, erläutert Kyra Eckert, Projektleiterin im BfAA. „Bei Bedarf können die Tutorials und Templates auch durch andere Arbeitseinheiten im BfAA oder anderen Behörden genutzt werden.“
Das Team kann nun weitere Inhalte in Form von digitalen Lerneinheiten selbstständig aufbereiten. „An unsere Behörde sind hohe Erwartungen gerichtet, gerade im Bereich Fachkräfteeinwanderung. Die neue Schulungsplattform wird uns beim weiteren Aufbau unserer Abteilung und dem Aufbau der erforderlichen Kompetenzen erheblich unterstützen“, resümiert Dr. Christian Oelfke, Leiter der Abteilung Visa.
„Ein derart modernes und agiles Projekt passt hervorragend zum Selbstverständnis unseres noch jungen Hauses“, betonte zum Abschluss auch Holger Seubert, Präsident des BfAA, im Rahmen der feierlichen Projektabschlussveranstaltung. „Ein starkes Beispiel für Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierung im 21. Jahrhundert – und ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.“