Das BfAA nimmt im Auftrag des Auswärtigen Amts (AA) wichtige Aufgaben u.a. in den Bereichen Personal inklusive Personalbezahlung und Fortbildung, Fördermittelmanagement, Visumbearbeitung, Dienstleistungen, Immobilienmanagement und Auslandsschulwesen wahr.

Als Beschäftigte*r des BfAA wirken Sie durch Ihre Tätigkeit in einem der o. g. Aufgabenfelder daran mit, das AA bei der Gestaltung deutscher Außenpolitik zu unterstützen. Anders als im AA ist die Tätigkeit im BfAA nicht mit einer Pflicht zur weltweiten Rotation verbunden.

Als Beschäftigt*r des BfAA werden Sie z. B. in folgenden Bereichen tätig:

• Personalverwaltung für Beschäftigte des AA und des BfAA (z.B. Einstellungen, Erstellen von Erlassen, Pflege der Personalverwaltungssoftware, Betreuung des AA-Personals bei der Auslandsrotation, Bearbeitung von Anträgen zu Arbeitszeit, Urlaub und anderen Personalbereichen)
• Besoldung der Beschäftigten in AA und BfAA
• Prüfung von Visumanträgen im Bereich Fachkräfteeinwanderung, inklusive ggf. erforderlicher Abstimmung mit innerdeutschen Behörden

• Fördermittelmanagement für Projekte des AA in der ganzen Welt (insb. in den Bereichen Auswärtige Kulturpolitik, Krisenprävention, Humanitäre Hilfe)
• Veranstaltungsmanagement
• Zentraler Einkauf für das AA und das BfAA, Logistik und Transport
• Fortbildungsmanagement für das AA und das BfAA
• Immobilienmanagement für das AA
• Innerer Dienst des BfAA
• Betreuung und Förderung deutscher Auslandsschulen

Im BfAA sind sowohl Tarifbeschäftigte als auch Beamt*innen tätig.

Beamt*innen werden sowohl im mittleren und gehobenen, als auch im einfachen und höheren Dienst eingesetzt. Für Tarifbeschäftigte stehen Dienstposten mit vergleichbaren Tätigkeitsprofilen zur Verfügung.

Ob sich ein Stellenangebot an verbeamtete Bewerber*innen und/oder Bewerber*innen mit Interesse an einer Anstellung im Tarifbeschäftigtenverhältnis richtet, geht aus dem jeweiligen Ausschreibungstext hervor. Ausgeschriebene tarifliche Arbeitsverhältnisse sind in der Regel unbefristet.

Neben dem Gehalt wird bis zum 31.12.2026 eine Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage für oberste Bundesbehörden gewährt (im Bezügerechner des Bundesverwaltungsamts ist daher „oberste Bundesbehörde“ anzuklicken).

Tarifbeschäftigte werden je nach Tätigkeit und persönlichen Voraussetzungen gemäß den Tabellenentgelten für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund, Tarifgebiet Ost) vergütet; die tarifliche Bewertung der zu besetzenden Posten können Sie der jeweiligen Ausschreibung entnehmen.

Je nach Ihren beruflichen Vorerfahrungen wird im Einstellungsprozess die Einstufung (maximal Stufe 3) festgelegt. Bei Vorliegen der Voraussetzungen wird geprüft, ob darüberhinausgehende förderliche Berufserfahrung angerechnet werden kann (§ 16 Abs. 2 Satz 3 TVöD-Bund).

Alle Tarifbeschäftigten erhalten eine Betriebsrente VBLklassik mit zusätzlicher Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenversicherung.

Beamt*innen können bei Vorliegen eines abgeschlossenen Vorbereitungsdienstes für den gehobenen/mittleren allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienst oder – je nach Ausschreibung – technischen Verwaltungsdienst in ein Beamtenverhältnis auf Probe (A 6/A 9 Bundesbesoldungsordnung) übernommen werden. Möglich ist auch die statusgleiche Übernahme als Beamt*in, im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung zum BfAA. Näheres geht aus dem jeweiligen Ausschreibungstext hervor.

Das BfAA bietet besonders leistungsstarken Tarifbeschäftigten die Möglichkeit zur Verbeamtung, sofern die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen und die Planstellensituation es erlaubt.

Die Möglichkeiten zur Verbeamtung werden ausgeschrieben.

Eine Verbeamtung kann im mittleren, gehobenen oder höheren Dienst erfolgen.

Verbeamtungen erfolgen in der Regel im Eingangsamt der jeweiligen Laufbahn (d. h. mittlerer Dienst: A6, gehobener Dienst: A9 bzw. A10 im technischen Verwaltungsdienst, höherer Dienst: A13).

Neben den allgemeinen rechtlichen und stellenwirtschaftlichen Voraussetzungen für die Berufung in das Beamtenverhältnis sind von den Bewerbenden weitere laufbahnrechtliche Bildungsvoraussetzungen und ggf. sonstige Voraussetzungen zu erfüllen, die in den jeweiligen Ausschreibungen im Einzelnen aufgeführt werden.

Die Auswahlentscheidung erfolgt nach Maßgabe von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben für alle Beschäftigten ist zentraler Bestandteil der Kultur des BfAA. Daher

• findet sich im BfAA eine Vielzahl von Arbeitsmodellen – eine Tätigkeit in Vollzeit ist der Regelfall, Teilzeit jedoch möglich
• gibt es anstelle einer generellen Kernzeit für alle Beschäftigten die Möglichkeit, dass einzelne Arbeitseinheiten Funktionszeiten (z.B. bestimmte Präsenztage für Teams) definieren, die sich nach den Bedürfnissen der jeweiligen Arbeitseinheit richten
• kann ortsflexibel gearbeitet werden (bis zu 80 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit, im Inland), entsprechende Ausstattung wird gestellt
• kann Mehrarbeit über die flexible Arbeitszeit oder in Form von (jährlich bis zu 24) Gleittagen abgebaut werden.

Sie bringen Ihre Vorkenntnisse und Berufserfahrungen mit. Wir bieten Ihnen eine fachspezifische Weiterbildung im Hinblick auf Ihre künftige Tätigkeit. Grundsätzlich steht Ihnen auch das breite Fortbildungsangebot des Auswärtigen Amts in Berlin offen, das auch die Entwicklung fachlicher und persönlicher Kompetenzen zum Beispiel in den Bereichen IT, Fremdsprachen, Selbstmanagement oder Personalführung vorsieht.

In einem Onboarding werden Sie zu Beginn Ihrer Tätigkeit Schulungsangebote wahrnehmen können und im Anschluss in Ihre künftige Tätigkeit eingearbeitet.

Dies kann zu Beginn Ihrer Tätigkeit regelmäßige Anwesenheit am Standort Berlin statt am Dienstsitz Brandenburg an der Havel bedeuten.

Je nach Standort z. B.

• Zuschuss zum Jobticket/Deutschlandticket
• verkehrsgünstig gelegener Arbeitsplatz in Brandenburg (Nähe Hauptbahnhof)
• Ausstattung mit Laptop und Mobiltelefon, Docking Station am Büroarbeitsplatz.
• Kantinennutzung im Nachbargebäude
• Betriebsmedizinische Betreuung durch den Gesundheitsdienst des AA (z. B. für Impfungen bei Dienstreisen)

Ihrer Bewerbung sind mindestens die Unterlagen beizufügen, die geeignet sind, die Mindestanforderungen in der jeweiligen Ausschreibung nachzuweisen.

Es können regelmäßig nur Unterlagen berücksichtigt werden, die innerhalb der Bewerbungsfrist eingereicht werden.

Bewerbungsunterlagen sind entweder in deutscher oder englischer Sprache einzureichen.

Unterlagen in anderen Sprachen sind innerhalb der Bewerbungsfrist mit inhaltsgleicher Übersetzung ins Deutsche oder Englische einzureichen.

Eine amtlich beglaubigte Übersetzung ist spätestens bis zur Einstellung vorzulegen.

Folgende Unterlagen benötigen wir bei jeder Bewerbung:

• Ihren Lebenslauf
• Nachweise über in der Ausschreibung geforderte Hochschul- bzw. Ausbildungsabschlüsse mit Noten
• Nachweise über einschlägige Berufserfahrung (Arbeitszeugnisse/Beurteilungen), sofern solche in der Ausschreibung gefordert wird
• Nachweise über einschlägige Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, sofern solche in der Ausschreibung gefordert werden
• Ihre letzte Ernennungsurkunde (nur Beamt*innen)

Sollten Sie sich bei Bewerbung noch in der Ausbildung befinden, muss der erfolgreiche Abschluss spätestens zur Einstellung nachgewiesen werden. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung in diesem Fall unbedingt die aktuellen Notenübersichten bei.

Bei ausländischem Hochschulabschluss ist die

• Bewertung und Anerkennung des Abschlusses durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) sowie
• eine amtlich beglaubigte Übersetzung in die deutsche oder englische Sprache

spätestens zur Einstellung vorzulegen.

Ergänzend freuen wir uns über:

• aktuelle Arbeitszeugnisse/Beurteilungen
• Fortbildungszertifikate
• geeignete Nachweise zu sonstigen hilfreichen Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten
• freiwillige Mitteilung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung mit schwerbehinderten Menschen*

*Hinweis für schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen:

Nur bei rechtzeitiger Mitteilung Ihrer Schwerbehinderung oder Gleichstellung mit schwerbehinderten Menschen können ggf. zu Ihren Gunsten bestehende Verfahrens- und/oder Förderpflichten berücksichtigt werden.

1. Das BfAA schreibt Stellen zur Besetzung aus.

2. Die Bewerber*innen reichen innerhalb der Bewerbungsfrist ihre Bewerbungen über das Bewerberportal ein und laden ihre Bewerbungsunterlagen als pdf-Dokumente hoch (siehe vorangehende FAQ)

3. Das BfAA prüft, ob die eingereichten Bewerbungen dem Anforderungsprofil entsprechen

4. In vielen Auswahlverfahren wird als erste Station ein online zu absolvierender „kognitiver Leistungstest“ (Logik- und Sprachverständnis) vorgeschaltet, den die Bewerber*innen (zumeist innerhalb von ein bis zwei Kalenderwochen) an einem Ort und Computer ihrer Wahl absolvieren können.

5. Die im Online-Vortest erfolgreichen Bewerber*innen werden im Anschluss zu einem mündlichen Auswahlgespräch eingeladen, welches virtuell über Cisco Webex stattfindet. Hierin werden Fragen zu Motivation und Werdegang, Fachfragen, Fragen zur Ermittlung von Soft Skills und ggf. auch Fragen in englischer Sprache gestellt. Auch Rollenspiele können Bestandteil des Verfahrens sein.

6. Bewerber*innen können etwa zwei Wochen nach Abschluss der mündlichen Auswahlgespräche mit einer E-Mail rechnen, ob sie im Auswahlverfahren grundsätzlich erfolgreich waren. Alle Bewerber*innen erhalten in jedem Fall Nachricht – auch wenn es dieses Mal leider nicht gereicht haben sollte. Es wird auch ein sog. Reservepool gebildet, in den Bewerber*innen aufgenommen werden, die zwar das Anforderungsprofil grundsätzlich erfüllen, vorerst aber noch nicht zur Einstellung vorgeschlagen werden.

7. Bewerbungen auf mehrere Ausschreibungen oder Wiederbewerbungen (wenn es beim ersten Mal nicht geklappt haben sollte) sind möglich. Im Falle von Wiederbewerbungen sollte jedoch vorher ein Feedback eingeholt werden. Feedback bekommen Sie nach Abschluss des gesamten Auswahlverfahrens auf Anfrage.

8. Je nachdem ob spezifische Einzelpositionen zu besetzen sind oder eine Vielzahl von gebündelt ausgeschriebenen Stellen (z. B. Sammelausschreibung für (Büro-) Sachbearbeiter*innen mit unterschiedlichen Aufgabenschwerpunkten), kann geeigneten Bewerber*innen teils sehr zeitnah ein konkretes Einstellungsangebot gemacht werden – teils kann es aber auch etwas länger dauern, bis geeignete Stellen für das individuelle Profil identifiziert werden können.

9. Sobald alle Bewerber*innen mit Einstellungszusage ein Angebot bekommen haben, können Bewerber*innen aus dem Reservepool Stellenangebote erhalten (bis zu einem Jahr nach Abschluss des Verfahrens). Erfahrungsgemäß wird häufig auf diesen Pool zurückgegriffen.

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Mitarbeit im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen (insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufklären und unserer Informationspflicht (Art. 13 DSGVO) nachkommen:

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte*r

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Kirchhofstraße 1-2

14776 Brandenburg an der Havel

Telefon: +49 (0)30/18 47 300

Website: www.bfaa.diplo.de

Sie erreichen die/den Datenschutzbeauftragte*n des BfAA unter:

Datenschutzbeauftragte*r des Bundesamts für Auswärtige Angelegenheiten

Behördlicher Datenschutzbeauftragter des BfAA gem. Art. 37-39 DSGVO:

Herr Sebastian Schmid

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Kirchhofstraße 1-2

14776 Brandenburg an der Havel

Kontakt Datenschutzbeauftragte/r

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Bewerbungsdaten erfolgt ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsverfahrens.

Findet während des Auswahlverfahrens ein eignungsdiagnostischer Test statt, werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Auftragsdatenverwaltung auch von der Deutschen Gesellschaft für Personalwesen e.V., Kantstraße 153, 10623 Berlin, erhoben, die das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten bei Auswahlverfahren berät. Die Teilnahme an der Auswertung durch die DGP ist Voraussetzung für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Ohne Auswertung ist die weitere Teilnahme am mündlichen Auswahlverfahren nicht möglich.

Soweit dies für die Abwicklung von Reisekosten erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten auch an das Bundesverwaltungsamt, Barbarastr. 1, 50735 Köln, übermittelt, welches das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten bei der Bearbeitung dieser Vorgänge unterstützt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Datenverarbeitung ist für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

Darüberhinausgehende Verarbeitungen, etwa die Aufnahme in einen Bewerber*innen- oder Reservepool für zukünftige Stellenausschreibungen, erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.

Insofern Sie am Auswahlverfahren erfolgreich teilgenommen haben, werden die im Verlauf des Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten in Ihre Personalakte übernommen.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Personalaktendaten erhalten Sie in den Informationen zum Datenschutz für Beschäftigte des Bundesamtes für Auswärtige Angelegenheiten, welche Ihnen vor Beginn Ihres Beschäftigungs- bzw. Dienstverhältnisses zum Verbleib ausgehändigt werden.

3. Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens wie folgt gespeichert:

- für sechs Monate, wenn Sie im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden konnten

- für ein Jahr, wenn Sie eingewilligt haben, in einen Bewerber*innen- oder Reservepool aufgenommen zu werden.

Weitere Informationen zur Speicherung Ihrer Personalaktendaten im Falle eines erfolgreichen Auswahlverfahrens erhalten Sie in den Informationen zum Datenschutz für Beschäftigte des Bundesamtes für Auswärtige Angelegenheiten, welche Ihnen vor Beginn Ihres Beschäftigungs[1]bzw. Dienstverhältnisses zum Verbleib ausgehändigt werden.

Nach Ablauf der Speicherfrist werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

4. Ihre Rechte

a. Sie haben als betroffene Person bei Vorliegen der Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Art. 17 DSGVO

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DSGVO

b. Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt (z.B. Aufnahme in einen Bewerber*innenpool), haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

c. Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zuständige Aufsichtsbehörde ist die/der

Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Graurheindorfer Straße 153

D-53117 Bonn

poststelle@bfdi.bund.de