In Berlin arbeiten, weltweit wirken!

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) ist die neue, junge Bundesbehörde des Auswärtigen Amts. Wir unterstützen den Auswärtigen Dienst als Kompetenz- und Servicezentrum von Brandenburg, Berlin und Bonn aus.

Für unser schnell wachsendes Team am Standort Berlin suchen wir ab sofort zur befristeten Einstellung in Teilzeit (75%) eine*n Bürosachbearbeiter*in (m/w/d) für den Bereich Geschäftszimmer in der Abteilung Immobilienmanagement Ausland im (vergleichbaren) mittleren Dienst (Entgeltgruppe E5 TVöD Bund).

Ihre Aufgaben

• Sie nehmen Telefonate entgegen und erteilen allgemeine Auskünfte.
• Sie bearbeiten den (elektronischen) Postein- und Postausgang (u. a. prüfen der Vollständigkeit, digitalisieren und speichern der Dokumente, weiterleiten der Posteingänge).
• Sie übernehmen Registraturaufgaben (u. a. pflegen des Aktenplans, erfassen ein- und ausgehender Akten, überwachen von Wiedervorlagen und Aufbewahrungsfristen).
• Sie organisieren Termine und unterstützen bei der Vorbereitung von Dienstreisen sowie Veranstaltungen.
• Sie überwachen Termine und Fristen, erstellen Statistiken und Übersichten.
• Sie verwalten die Rollen- und Zugriffsberechtigungen des Referatslaufwerks und kümmern sich um die technische Ausstattung des Teams.
• Sie organisieren das Onboarding von neuen Mitarbeitenden.

Unser Angebot

• Gleitzeit, ortsflexibles Arbeiten bis zu 80% der wöchentlichen Arbeitszeit, Teilzeitmöglichkeit
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtung
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• umfangreiches Fortbildungsangebot für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026.
• Den Kauf Ihres DeutschlandJobTicket oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss.
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Bonn im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Ihre Qualifikationen

• abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht oder Verwaltung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r)
• ODER: abgeschlossener Angestelltenlehrgang I/Verwaltungslehrgang I
• ODER: abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbar
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedslandes der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1)

Wir freuen uns ergänzend über

• Grundlegende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Niveau A2)
• Verwaltungserfahrung
• Erfahrungen in der elektronischen Schriftgutverwaltung wünschenswert (E-Akte)
• Kenntnisse in der Bedienung eines BSCW-Servers, GNU PG oder ähnlichen Datenschleusen bzw. Verschlüsselungsprogrammen

Das macht Sie als Person aus

• Sie sind in der Lage sich schnell in neue Themenbereiche einzuarbeiten.
• Sie kommunizieren und kooperieren klar und empathisch – nach innen wie außen.
• Sie verfügen über eine hohe Teamfähigkeit.
• Sie haben Gestaltungswille und Freude daran, am Aufbau des neu errichteten BfAA aktiv mitzuwirken.
• Sie erkennen die Bedürfnisse ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen.

So bewerben Sie sich

Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bestehend aus folgenden Dokumenten hoch:

• Motivationsschreiben (Textformat und mind. 100 Wörter)
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweis aller Abschlüsse mit Notenübersicht
• Fortbildungen und Berufserfahrungen
• ggf. Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung
• aktuelle dienstliche Beurteilungen
• Ernennungsurkunden (Beamte)
• Arbeitszeugnisse der letzten 5 Jahre (mindestens jedoch der letzten beiden Arbeitgeber)
• Nachweise zu Kenntnissen und Fertigkeiten

Wir bitten um Verständnis, dass wir nur vollständige Bewerbungen berücksichtigen können.

Sollten Sie sich noch in der Ausbildung befinden, weisen wir darauf hin, dass der erfolgreiche Abschluss bis zur Einstellung vorliegen muss. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung in diesem Fall unbedingt die aktuellen Notenübersichten bei.

Bei ausländischem Hochschulabschluss bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) spätestens bei Einstellung.

Wer kann sich bewerben?

Die Einstellung von Bewerberinnen und Bewerbern außerhalb des öffentlichen Dienstes sowie von Tarifbeschäftigten der öffentlichen Verwaltung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund).

Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind.

Sind Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig, ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.

Bei Interesse bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit einer zeitlich befristeten Einstellung an.

Wie geht es nach Ihrer Bewerbung weiter?

Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt. Sofern wir noch weitere Unterlagen benötigen, melden wir uns gesondert per E-Mail. Nach dem vorläufigen Zeitplan folgen

• Online-Videointerviews voraussichtlich in der Woche ab dem 25.08.2025

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! ! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Claudia Junker (fachlich) und Michael John (organisatorisch).

Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

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