In Berlin arbeiten, weltweit wirken!

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) ist die neue, junge Bundesbehörde des Auswärtigen Amts. Wir unterstützen den Auswärtigen Dienst als Kompetenz- und Servicezentrum von Brandenburg, Berlin und Bonn aus.

Für unser schnell wachsendes Team am Standort Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Termin zur unbefristeten Einstellung in Voll- oder Teilzeit eine*n Bürosachbearbeiter*in (m/w/d) für den Bereich Beschaffung von Ausstattung für Kanzleien im (vergleichbaren) mittleren Dienst (Entgeltgruppe E7 TVöD Bund).

Ihre Aufgaben

• Sie holen Angebote innerhalb der Obergrenzen der Direktvergabe ein, und werten sie unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten aus.
• Sie erteilen Aufträge über SAP oder führen Abrufe aus Rahmenverträgen durch.
• Sie informieren das Transportreferat über den Wareneingang und koordinieren Liefertermine.
• Sie erfassen den Eingang aller Waren für eine Verschiffung, steuern die Rechnungen zur Zahlung über SAP ein und überwachen die Zahlläufe.
• Sie erteilen Ausfuhrbescheinigungen zur Mehrwertsteuererstattung.

Unser Angebot

• Gleitzeit, ortsflexibles Arbeiten bis zu 80% der wöchentlichen Arbeitszeit
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, dazu Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• eine unbefristete Stelle im Herzen Berlins mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026
• Den Kauf Ihres DeutschlandJobTickets oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss.
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Berlin im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Ihre Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangstellten
• Oder: abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Oder: abgeschlossener Angestelltenlehrgang I / Verwaltungslehrgang I bzw. Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst
• deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1)
• SAP-Kenntnisse

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, mit denen innerhalb der Bewerbungsfrist die Mindestanforderungen nachgewiesen wurden. Ausnahmen und zusätzliche Hinweise für Bewerbende in Ausbildung oder Bewerbende mit ausländischem Bildungsabschluss/Zeugnissen finden Sie auf unserer BfAA-Karriereseite.

Wir freuen uns ergänzend über

• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau B1)
• sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Anwendungen
• Grundkenntnisse der BHO, des Verwaltungs- und Vergaberechts

Das macht Sie als Person aus

• Sie zeichnen sich durch eine exakte Arbeitsweise aus und haben Freude im Umgang mit Zahlen.
• Sie sind in der Lage sich an verändernde Anforderungen anzupassen und suchen eigenständig nach guten Lösungen.
• Sie kommunizieren und kooperieren klar und strukturiert – nach innen und außen.
• Sie behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, agieren souverän und gelassen.
• Sie arbeiten gerne im Team und streben gemeinsam mit ihren Kolleg*innen gute Ergebnisse an.

So bewerben Sie sich

Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bestehend aus folgenden Dokumenten hoch:

• Motivationsschreiben (Textformat und mind. 100 Wörter)
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweis aller Abschlüsse mit Notenübersicht
• Fortbildungen und Berufserfahrungen
• ggf. Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung
• aktuelle dienstliche Beurteilungen
• Ernennungsurkunden (Beamte)
• Arbeitszeugnisse der letzten 5 Jahre (mindestens jedoch der letzten beiden Arbeitgeber)
• Nachweise zu Kenntnissen und Fertigkeiten

Bitte beachten Sie!

Die Einstellung von Bewerbenden erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Für Tarifbeschäftigte beim Arbeitgeber Bund ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich.

Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind. Ihre Bewerbung steht Bewerbungen externer Personen gleichrangig gegenüber.

Das BfAA ist bestrebt, erfolgreichen Bewerbenden bei Vorliegen aller rechtlichen Voraussetzungen die Möglichkeit einer Verbeamtung anzubieten. Nähere Hinweise hierzu finden Sie auf unserer BfAA-Karriereseite.

Bei Interesse bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit einer zeitlich befristeten Einstellung an.

Aktuell ist eine Stelle als Bürosachbearbeiter*in für Bereich Beschaffung von Ausstattung von Kanzleien in Entgeltgruppe E7 zu besetzen.

Sollte innerhalb von sechs Monaten seit dieser Ausschreibung eine weitere, gleichwertige Stelle als Bürosachbearbeiter*in in der Abteilung Immobilienmanagement Ausland zu besetzen sein, so behält sich die Dienststelle die Möglichkeit der Besetzung mit geeigneten Bewerbenden aus diesem Auswahlverfahren vor (Reserveliste). Bei Bedarf wird die Dienststelle eine Neuausschreibung vornehmen.

Wie geht es nach Ihrer Bewerbung weiter?

Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt.

Nach dem vorläufigen Zeitplan werden wir per Webex durchführen:

• ggf. ein schriftlicher Online-Test, voraussichtlich in der Woche ab dem 29.09.2025

• Online-Videointerviews, voraussichtlich in der Woche ab dem 06.10.2025

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! ! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Claudia Bergmann (fachlich) und Mareike Friedrich (organisatorisch).

Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

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